Regulamin dla wystawców BeeFest

§1 Postanowienia ogólne

1. Organizatorami wydarzenia są: firma InsectVersum Aleksander-Pojasek, ul. Bosa 10a/23, 60-125 Poznań, NIP 7792559317
2. Wydarzenie Bee Fest odbywa się w dniach i miejscach ogłoszonych w mediach społecznościowych Bee Fest.
3. Bee Fest odbywa się na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich w godzinach:
   • dla odwiedzających – dzień wydarzenia – sobota 10:00 – 17:00; niedziela 10:00 – 16:00;
   • dla wystawców – czas przygotowania stanowisk – piątek (dzień przed wydarzeniem) 10:00 – 22:00, sobota (w dniu wydarzenia) 7:00 – 9:59 i niedziela (w dniu wydarzenia) 8:00 – 09:59 oraz
   • dla wystawców na cały czas trwania wydarzenia dla odwiedzających oraz
   • dla wystawców – niedziela 16:01 – 21:00 na czas demontażu stanowiska po zakończeniu targów.
   • dla wystawców, w poniedziałek po wydarzeniu na czas demontażu, wyłącznie po uprzednim ustaleniu szczegółów.
4. Wjazd na parkingi zlokalizowane na terenie obiektów w obrębie, których odbywa się Bee Fest, m.in. Międzynarodowych Targów Poznańskich (MTP) jest możliwy po uprzednim okazaniu przy bramie wjazdowej karty wjazdu wydanej przez Organizatorów (w formie papierowej lub elektronicznej).
   • liczbę kart wjazdu należy zgłosić w formularzu rejestracyjnym
   • 1 karta wjazdu = 1 pojazd
   • na 1 stoisko możliwe jest zamówienie maksymalnie 3 kart wjazdu,
   • numer bramy wjazdowej, przez którą będzie realizowany dostęp do hali dla wystawców zostanie podany bezpośrednio przed wydarzeniem za pośrednictwem wiadomości email.
5. Udział w wydarzeniu Bee Fest wymaga wcześniejszego zgłoszenia, które odbywa się wyłącznie poprzez formularz rejestracyjny dostępny pod adresem: https://zooevents.pl/beefest/dla-wystawcow/
   • Organizatorzy podejmują wyłączną decyzję, co do udziału zgłoszonego wystawcy w wydarzeniu.
   • Kolejność zgłoszeń nie ma wpływu na decyzję o wyborze wystawcy.
   • Przesłanie formularza rejestracyjnego Organizatorom nie stanowi ostatecznej rezerwacji miejsca na Bee Fest.
   • Potwierdzeniem udziału w wydarzeniu jest podpisanie umowy oraz dokonanie płatności za zamówioną powierzchnię.
   • Zakończeniem procesu rejestracji wystawcy jest umieszczenie nazwy jego stoiska w publicznie dostępnym spisie wystawców na stronach dedykowanym targom Bee Fest,
   • W dniu wydarzenia, zarejestrowany wystawca odbiera identyfikatory i/lub opaski umożliwiające swobodne poruszanie się po terenie wydarzenia, dla siebie oraz osób obsługi, zgodnie z liczbą zgłoszoną w formularzu rejestracyjnym.
6. Wystawcą mogą zostać osoby fizyczne oraz firmy prowadzące zarejestrowaną działalność gospodarczą oraz zarejestrowane gospodarstwa rolne.
7. W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość dopuszczenia wystawców nieprowadzących zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale tylko po wcześniejszym ustaleniu z Organizatorami szczególnych zasad uczestnictwa w wydarzeniu.
8. Osoby obsługujące wynajęte stanowiska wystawienniczo – targowe muszą być pełnoletnie, osoby małoletnie na terenie wydarzenia muszą przebywać pod opieką osób pełnoletnich, które ponoszą za nie i ich działania odpowiedzialność.
9. Organizatorzy zastrzegają sobie wyłączne prawo do ustalania układu stanowisk wystawienniczych oraz ich przydziale dla Wystawców.
10. Zamówiona powierzchnia wystawiennicza zostanie zlokalizowana w jednym z wstępnie zaplanowanych sektorów w obrębie hali targowej.
    • W cenę stoiska na zamówionej powierzchni wchodzą stoły (120×80 cm) oraz krzesła w liczbie określonej w zgłoszeniu rejestracyjnym, dostęp do prądu (gniazdko 230v) i/lub wody, dostęp do „Strefy dla wystawców” (kawa, herbata, zimne napoje, słodkie i słone przekąski) oraz post promujący w mediach społecznościowych Bee Fest.
    • Dopuszczalne jest wykonanie zabudowy zamówionej powierzchni. Koszty projektu i wykonania zabudowy oraz jej późniejszy demontaż pokrywa w całości wystawca.
    • Zapotrzebowanie na innego rodzaju i mocy przyłącza prądu należy zgłaszać w uwagach do formularza rejestracyjnego. Koszty wykonania, innego niż podstawowe, przyłącza elektrycznego pokrywa w całości wystawca je zamawiający, zgodnie z cennikiem operatora hali wystawienniczej.
    • Możliwe jest zamówienie zabudowy stoiska targowego za pośrednictwem Organizatorów Bee Fest w Międzynarodowych Targach Poznańskich. Zamówienie zabudowy u innych firm – we własnym zakresie. Warunki wykonania zabudowy targowej określają wewnętrzne regulaminy obiektów Międzynarodowych Targów Poznańskich, do których przestrzegania, wystawcy Bee Fest są zobowiązani niniejszym regulaminem oraz zapisami umowy na wynajem powierzchni wystawienniczej.
    • Zaplecze w obrębie stoiska wystawienniczego powinno być osłonięte. Stoły powinny być zabezpieczone materiałem / suknem / agrowłókniną zasłaniającym stoisko i zaplecze od frontu. Pozostała zabudowa powinna uwzględniać zamknięte przestrzenie lub inne rozwiązania estetycznie maskujące elementy nieprzeznaczone dla odwiedzających.
11. Organizatorzy wymagają oznaczenia stanowiska widoczną nazwą/logiem firmowym.
12. Wystawca – najemca ma prawo wykorzystać, jako przestrzeń reklamową swoje stoły, ekspozytory, regały itp.
13. Najemca zobowiązuje się do dbania o wynajęte, na potrzeby wydarzenia, sprzęty i oddanie ich w stanie nienaruszonym oraz zobowiązuje się do zachowania czystości stanowiska wystawienniczego.
14. Wystawcy są zobowiązani do bezwzględnego utrzymania stoisk w godzinach trwania targów dla odwiedzających.
15. Prezentacja wystawianych zwierząt i roślin powinna odbywać się z zachowaniem następujących warunków:
    • Każdy żywy ul z pszczołami musi posiadać zaświadczenie od Inspektoratu Weterynaryjnego o zdrowotności.
    • Zakaz transportowania pszczół z lub do terenów zapowietrzonych Zgnilcem Amerykańskim.
    • Prezentacja pszczół w okresie od września do maja jest zakazana.
    • Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia dobrostanu i bezpieczeństwa zwierzętom oraz spełnienia wszelkich wymagań prawnych, jeśli go dotyczą, podczas transportu tych zwierząt na targi i z powrotem do miejsca ich utrzymania.
    • Zwierzęta eksponowane na targach w przypadku, gdy wymagane jest to przez przepisy międzynarodowe, Unii Europejskiej lub krajowe muszą posiadać odpowiednią dokumentację świadczącą o legalnym pochodzeniu, zarejestrowaniu oraz posiadaniu przez właścicieli odpowiednich pozwoleń, jeżeli takie są prawnie wymagane.
    • Uczestnicy wydarzenia wystawiający zwierzęta ujęte w aneksach A i B do rozporządzenia Rady (WE) NR 338/97 z dnia 9 grudnia 1996 r. w sprawie ochrony gatunków dzikiej fauny i flory w drodze regulacji handlu nimi ma obowiązek posiadania w miejscu prowadzenia targów dokumentów świadczących o legalności pochodzenia osobników eksponowanych i wprowadzanych do obrotu na targach. Jako dokumenty spełniające wymogi świadczenia o legalności pochodzenia zwierzęcia rozumie się oryginały, lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie min.: zezwolenia na import zwierzęcia do kraju albo zezwolenia na schwytanie zwierzęcia w środowisku, albo dokumentu wydanego przez powiatowego lekarza weterynarii, potwierdzającego urodzenie zwierzęcia w hodowli, albo innego dokumentu stwierdzającego legalność pochodzenia zwierzęcia w przypadku zwierząt urodzonych poza Polską, lecz w granicach Unii Europejskiej.
    • Dokumenty dla okazów należących do gatunków ujętych w aneksie A do rozporządzenia Rady (WE) NR 338/97 z dnia 9 grudnia 1996 r. w sprawie ochrony gatunków dzikiej fauny i flory w drodze regulacji handlu nimi muszą: zawierać zwolnienie z zakazu handlu i opis oznakowania okazu pozwalający na jego identyfikację; być wystawione na osobę oferującą zwierzęta do sprzedaży lub być wystawione na więcej niż jedną transakcję (pola nr 1, 19 i 20 świadectwa).
    • Dokumenty dla okazów należących do gatunków ujętych w aneksie B do rozporządzenia Rady (WE) NR 338/97 z dnia 9 grudnia 1996 r. w sprawie ochrony gatunków dzikiej fauny i flory w drodze regulacji handlu nimi muszą pozwalać na jednoznaczne określenie, że okazy zostały legalnie pozyskane i wwiezione na teren Unii Europejskiej lub w przypadku okazów urodzonych w niewoli w granicach Unii Europejskiej pozwalać na określenie, że okazy te spełniają kryteria określone w art. 54 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 865/2006 Z Dnia 4 maja 2006 R. Ustanawiające Przepisy Wykonawcze Do Rozporządzenia Rady (WE) Nr 338/97 W Sprawie Ochrony Gatunków Dzikiej Fauny I Flory W Drodze Regulacji Handlu Nimi.
    • Zaleca się zgodność „innych dokumentów legalności pochodzenia” z: Zawiadomieniem Komisji „Wytyczne Dowód legalnego pozyskania w przypadku żywych zwierząt gatunków wymienionych w załączniku B i niezbędna dokumentacja dowodowa” (2019/C 107/02) oraz Zawiadomieniem Komisji „Wytyczne dotyczące żywych zwierząt wyhodowanych w niewoli na podstawie unijnych rozporządzeń w sprawie handlu gatunkami dzikiej fauny i flory” (2022/C 306/02).
    • Sprzedający zobowiązani są do każdorazowego przekazywania kupującym dokumentów o których mowa w powyższych punktach regulaminu.
    • Sprzedający są zobowiązani w przypadku przekazywania kopii dokumentów do ich potwierdzenia za zgodność z oryginałem własnoręcznym podpisem (pieczęć nie jest wystarczającym potwierdzeniem. Kopia ta powinna być, przez podmiot sprzedający zwierzę, zaopatrzona w numer nadawany według numeracji ciągłej, datę wystawienia, oznaczenie oraz podpis osoby sprzedającej, informację o liczbie zwierząt, dla których została wystawiona, a jeżeli kopiowany dokument dotyczy więcej niż jednego gatunku, także o ich przynależności gatunkowej.
    • Dokumenty, o których mowa w powyższych punktach regulaminu Wystawca jest zobowiązany do przedstawienia do wglądu Organizatora, osób wskazanych przez organizatora oraz wszelkich osób posiadających uprawnienia do kontroli. (np. obecny na terenie wydarzenia lekarz weterynarii i przedstawiciel Powiatowego Inspektoratu Weterynarii).
    • Obowiązuje zakaz eksponowania i wprowadzania do obrotu żywych okazów zwierząt należących do gatunków ujętych w I i II załączniku do rozporządzenia ministra z dnia 3 sierpnia 2011 r. w sprawie gatunków zwierząt niebezpiecznych dla życia i zdrowia ludzi.
    • Obowiązuje zakaz eksponowania i wprowadzania do obrotu żywych okazów zwierząt gatunków uznanych za obce stwarzające zagrożenie dla Unii Europejskiej lub Polski ujętych w rozrządzeniach UE i aktach krajowych wykonawczych dla Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) Nr 1143/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie działań zapobiegawczych i zaradczych w odniesieniu do wprowadzania i rozprzestrzeniania inwazyjnych gatunków obcych.
    • Zakazane jest wystawianie i prezentowanie zwierząt: transgenicznych, gatunków, którymi obrót jest zakazany lub są uznane za gatunki inwazyjne w krajach Unii Europejskiej (Pełen wykaz gatunków uznanych za inwazyjne: ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2016/1141 z dnia 13 lipca 2016 r. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R1141)
    • Wymagane jest, aby wszystkie obecne na wystawie zwierzęta były kliniczne zdrowe i w dobrym stanie fizycznym. Zwierzęta mogą być zbywane dopiero po osiągnięciu odpowiedniego wieku i wielkości pozwalającej na uznanie, że ich dobrostan jest w normie.
16. Jeśli w targach, na stoiskach edukacyjnych, biorą udział inne zwierzęta, w tym zwierzęta egzotyczne, obowiązują dodatkowe zasady:
    • Pojemniki, w których znajdują się prezentowane zwierzęta muszą spełniać ich podstawowe potrzeby biologiczne na czas targów: Pojemniki ekspozycyjne powinny być nieprzezroczyste. Widoczność prezentowanych zwierząt musi zostać ograniczona do powierzchni jednej ścianki pojemnika / boxu / terrarium, w celu ograniczenia stresu pokazywanych zwierząt.
    • Konieczne jest przygotowanie podłoża u gadów i płazów.
    • Zwierzęta kręgowe inne niż ryby i ptaki umieszczać w prezentowanych pojemnikach pojedynczo.
    • W razie potrzeby stosować maty i kable grzewcze wspomagające utrzymanie komfortowej temperatury w pojemnikach zwierząt.
    • Prezentowane pojemniki również powinny być estetyczne i wizualnie atrakcyjne, w przypadku eksponowania zwierząt w zbiornikach zbyt małych, niespełniających potrzeb zwierzęcia lub nieestetycznych istnieje możliwość zadecydowania przez organizatorów o usunięciu danej ekspozycji.
    • Pojemniki, w których prezentowane są zwierzęta, muszą być podpisane. Opis powinien zawierać nazwę gatunkową/odmianę zwierzęcia, płeć jeśli została oznaczona oraz dane wystawcy (nazwa, logo, dane kontaktowe).
    • Nie ustawiać pojemników z prezentowanymi zwierzętami piętrowo oraz zachować odpowiednią i bezpieczną odległość od krawędzi stołu wystawienniczego celem ograniczenia możliwości strącenia pojemnika ze zwierzęciem przez odwiedzających
17. Organizatorzy mają prawo odmówić udziału zgłoszonego wystawcy w wydarzeniu jeśli stwierdzą: nieuczciwe lub niezgodne z prawem lub zasadami współżycia społecznego działania wystawcy; brak akceptacji przez wystawcę kultury organizacyjnej imprezy; podejrzenie o nieuczciwe praktyki wobec klientów, innych wystawców lub samego organizatora; brak kultury osobistej wymaganej na tego typu wydarzeniu; inne działania ze strony wystawcy, godzące w dobre imię Organizatorów oraz Międzynarodowych Targów Poznańskich; ekspozycję zwierząt niezgodną z zasadami; negatywne opinie o wystawcy; brak opłaty za stoisko w wymaganym terminie; niestosowanie się do postanowień niniejszego regulaminu, niskie oceny stoisk na innych tego typu wydarzeniach, a w późniejszym czasie w kolejnych edycjach Bee Fest.
18. W trakcie przygotowywania stanowiska do wydarzenia, a następnie trwania targów zabrania się:
    • zażywania substancji psychotropowych i środków odurzających,
    • palenia tytoniu oraz papierosów elektronicznych poza miejscami do tego przeznaczonymi,
    • sprzedaży bez uzyskania pisemnej zgody organizatorów,
    • kolportowania materiałów reklamowych osób i podmiotów niezwiązanych z Bee Fest oraz jego organizatorami bez uzyskania pisemnej zgody organizatorów,
    • naruszania infrastruktury miejsca, w którym odbywa się wydarzenie,
    • zachowań stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego, w szczególności zachowań agresywnych, prowokacyjnych lub obraźliwych,
    • wnoszenia na teren Bee Fest przedmiotów stwarzających potencjalne lub realne zagrożenie dla życia i zdrowia uczestników, w tym broni i innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, z wyjątkiem produktów i materiałów dopuszczonych za pisemną zgodą organizatorów,
    • wnoszenia na teren imprezy zwierząt niezgłoszonych podczas rejestracji.
19. Fotografowanie oraz video-filmowanie wydarzenia dozwolone wyłącznie za zgodą organizatorów. Jednocześnie, odwiedzający i wystawcy Bee Fest wyrażają zgodę na wykorzystanie bez opłaty wszelkich fotografii, filmów i nagrań mogących zawierać ich wizerunek.
20. Uczestnictwo w Bee Fest równoznaczne jest z pełną akceptacją niniejszego regulaminu oraz treści RODO.